【2021年最新版】おすすめの請求業務効率化方法!業務フローの流れに沿って解説

画像はイメージです。実際とは異なる場合があります。

近年、働き方改革やリモートワークの推奨によって、業務の効率化(DX化)を進めている企業は多く、毎月発生する請求業務を効率化したい、と考える企業は増えています。

しかし、請求業務の効率化で調べるとクラウド会計、Web請求書、アウトソーシング…など様々な言葉があり、名前は聞いたことがあるものの、どれが自社にあっているのかわからず悩んでいる経理担当の方もいるのではないでしょうか。

今回の記事では、経理担当の方がわかりやすいよう、実際の請求業務の流れに沿って、それぞれに適した効率化ツールを最新情報としてお届けします。

請求業務について

請求業務とは?

請求業務とは、提供した商品やサービスの代わりに代金を受け取るため請求書を用意したり、入金を確認したりする業務です。場合によっては、営業担当が兼務する場合などありますが、基本的には経理担当者が行います。いずれにしても請求業務を効率化することは、会社全体にメリットがあります。

請求業務の効率化のメリット

そもそも請求業務を効率化するメリットとは何でしょうか。新しくツールを導入する場合はコストがかかりますので、下記のメリットと比べてみて、導入するか否か考えてみてください。

1.本業にかける時間の増加

請求業務は必ず行わなければならない業務ではありますが、この作業自体は売上を伸ばすものではありませんので、できるだけ効率化し本業の生産性を上げたほうが、企業全体の利益となるでしょう。営業担当が請求業務に時間をとられており、営業活動に支障が出ている場合は要注意です。

2.コスト削減

先述の通り、ツール導入にはコストがかかりますが、もし毎月の請求業務が煩雑なため担当者が多いうえに遅くまで残業している、といった場合は、ツールを導入したほうが結果的にはコストが抑えられるかもしれません。また、紙で出力し郵送している請求書を電子化できれば、経費の削減にもつながります。

3.人的ミスや横領のリスク削減

請求業務はルーティンワークのため、業務フローが古くなっていても気づかず、属人的なルールが発生してしまうことがあり、「この人がいなくてはわからない」という状態に陥りがちです。しかし、そのような状態に陥ったままにしていると、ノウハウを有する担当者のキャパシティを超える業務量があったときにミスが起きたり、周りから状況が見えづらいことをいいことに横領が発生するといったリスクがあります。

請求業務の流れと業務に合わせた効率化の方法

それでは実際に業務の効率化にはどんな方法があるのでしょうか。

企業ごとに順番が前後することもありますが、基本的には下の図のような流れで請求業務は発生します。今回は経理担当の方が効率化したいと思っている業務ごとに、課題の解消方法となるツールをご紹介していきます。

企業調査・反社チェックツール

企業調査の業務効率化におすすめ!

請求業務は、「代金をきちんと受け取る」ための業務なので、取引前に事業実態や風評、業績、反社会勢力との繋がりが無いかなどを調べ、取引前にきちんとお金を支払ってくれる相手であるかを見極める(与信判断)ことも大切な業務です。多くの場合、営業が商談を開始した後、契約の見込が高くなれば、営業担当が経理担当に取引先の情報を伝え企業調査を行います。

ただし、企業調査は慎重に行うべきですが、調査の機会は突発的に起こるものでありながら判断が遅れると新規取引の機会損失となりかねないため、迅速で正確な判断を求められます。

反社チェックツールに関する詳しい記事はこちら

Web請求書(クラウド請求書)

請求書発行の業務効率化におすすめ!

請求書を1通ずつ手作業で作成、印刷、郵送…と作業していると、入力ミスや送り先の間違いなど重大なミスが起きてしまう可能性があります。また、入力ミスや金額の変更で再発行を続けていると、印刷費や郵送費で小さなコストがかさんでしまいます。

そんな請求書発行の悩みを解決したいを思っている経理担当の方におすすめなのが、Web請求書です。「クラウド請求書」「電子請求書」とも呼ばれ、ウェブ画面上で請求書を作成できるサービスのことを言います。最近はインターネット環境があれば、どこでも使えるクラウドアプリの人気が高まっています。

リモートワークが増え、紙で届く請求書を確認できないという企業も増えてきた中で、社内共有も簡単でインターネット上で送付まで完結できるWeb請求書の需要は高まっています。

 

バーチャル口座、口座振替、クレジットカード決済

入金消込の業務効率化におすすめ!

消込とは、取引先への請求データと入金データを突き合わせ、正しい金額が振り込まれているか確認して売掛金の残額を消していく作業です。通販や卸売り事業など、取引先の数が膨大な企業にとっては大きな負担となりがちです。

そんな入金消込の悩みを解決したいと思っている経理担当の方におすすめなのが、バーチャル口座・口座振替・クレジットカード決済です。

銀行振込の決済が多く、効率化したいと考えている方におすすめなのが、バーチャル口座です。取引先(お客様)ごとに振り込み専用の架空の口座番号を割り当てることで、口座番号で簡単に取引先を特定し、請求データと照合することができます。

継続的な取引が多い会社には取引先からの振り込みではなく、口座振替によって取引代金を受領する方法もあります。口座振替サービスを使えば、請求データを一括で送信できるだけでなく、入金処理もまとめて行うことができます。

インターネット通販ではクレジットカード決済がおすすめです。クレジットカードは事前決済となるため、未回収となるリスクを軽減することができます。また、カード会社が与信調査を行いカード利用枠を利用者へ与えているため、自社での与信確認の手間を省くことができます。

取引先とのお金のやり取りの形態によっておすすめのサービスが変わってきます。また、自動消込サービスも効率化の手段として考えられますが、こちらは単体のサービスよりも後述のクラウド会計ソフトや請求代行サービスのパッケージに含まれていることが多いです。

クラウド会計

見積書から決算書まで会計データの一括管理におすすめ!

会社の収支の計算や勘定科目の仕分けなど、会計データ作成を効率化してくれる会計ソフトですが、従来の会計ソフトはインストール型といってソフトウェアを購入しパソコンにインストールして使用するため、パソコンの買い替えや人員増加といった場合に再購入や再インストールといった手間がかかっていました。また、昨今はリモートワークの導入が増えていますが、いつもと使用するパソコンが変われば、会計ソフトを使用できないといった問題がありました。

そんな会計データ管理の悩みを解決したいと思っている経理担当の方におすすめなのが、クラウド会計です。インストール型ではなく、インターネットにアクセスできれば利用できる会計ソフトのことを言います。クラウド会計はインストールの必要が無く、アカウントがあればすぐに使用可能なため、パソコンの買い替えや人員増加に対してすぐに対応することが可能です。

また、ネット環境があればどこからでもアクセスでき、Web請求書作成に対応したもの(別途料金が必要な場合もあり)もあるため、リモートワークの導入にも向いています。

請求書(売掛金)保証・倒産保険

債権回収におすすめ!

もし期日までに請求した金額が入金されなければ、取引先相手に督促を行わなくてはなりません。企業としては、期日までの支払いがあることを前提として、資金繰りをしているため、支払いが遅れることは事業展開に影響が出る可能性があります。また、債権の回収は必要に応じて分割払いの交渉や、法的手段をとる必要があるため、担当者の大きな負担となりえます。

そんな債権回収のリスクに悩む経理担当の方におすすめなのが、請求書(売掛金保証)や倒産保険です。請求書(売掛金)保証とは、もし期日までに取引先から売掛金が支払われなかった場合に、支払いを立て替えてくれる保証のことです。

回収作業が発生しないだけでなく、売掛金損失のリスクを保証できるため、新規取引先の開拓を積極的に行えるメリットもあります。

請求書(売掛金)保証に関する詳しい記事はこちら

請求代行サービス

請求業務のアウトソーシングにおすすめ!

小規模な会社や取引先の数が膨大な会社は、そもそも請求業務にリソースをできるだけ割きたくないという企業もあるかと思います。自社で苦労して体制を整えるよりも一括して代行してもらった方が効率的な場合も考えられます。

そんな請求業務のアウトソーシングを考えている経理担当者におすすめなのが、請求代行サービスです。請求代行サービスでは、請求書の発行や入金確認、債権回収など請求に関わる煩雑な作業を一貫して請け負ってもらうことができます。

ただし、請求書が代行会社から届くようになるため、取引先への事前説明は必須となりますのでご注意ください。

自社に適したツールを見つけるために

ここまで多種多様なサービスを紹介してきましたが、事業内容や企業規模によって最適なサービスは異なります。

まずは自社の課題をしっかり分析したうえで必要なサービスに目星をつけ、様々な会社を比較してみることをおすすめします。経理業務の効率化は、企業にとって大きなメリットがありますので、ぜひ検討してみてください。

アラームボックスブログでは、この他にも経理や与信管理に役立つ記事を配信しておりますので、ぜひご覧ください。

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