新規取引先のチェック方法と既存取引先の管理方法を解説

画像はイメージです。実際とは異なる場合があります。

与信取引では、取引開始前に行う新規取引先の信用調査(会社情報の調査)と、取引開始後に行う既存取引先の入金管理や定期的な与信チェックを行わなくてはなりません。この記事では、定量・定性の面両方から集められた情報で行う取引可否の判断や、与信限度額の決裁を行うプロセス、取引開始後の既存取引先管理方法について解説します。

新規取引先の判断について

長かった営業活動がひと段落して、ついに新しい取引先と契約が決まりそうです。上長に結果を報告してほっと胸を撫でおろす前に、やるべきことがあります。それは「与信管理」です。
新しく取引を始める企業は果たして信頼できる企業でしょうか?現場にいた営業担当者はもちろん安心できるに決まっていると言いたくなるかもしれませんが、客観的に取引先を評価することが重要です。
新規取引先と与信取引を始める際には、取引先のことをよく調べなくてはいけません。決算などに基づいた定量情報と評判などからなる定性情報の二つの側面から取引先を調査し、取引の可否や取引額を決めます。

新規取引先との商談開始

新規取引先の候補ができたときは、営業部(営業担当者)から審査部や管理部など、自社の与信管理担当者へ新規取引先の審査を依頼します。
管理部門がない小規模事業者などの場合は経営陣や経理などが代行します(営業部が兼務せずに第三者がチェックする体制になっていることが望ましい)。
あらかじめ社内で書類(新規取引申請書)を準備しておき、それに記入する形にすると円滑に作業が進むでしょう。記入する項目例は下記の通りです。

新規取引申請書の記入例
申請日
申請者の名前と部署
取引先の基本情報
営業内容・商品情報
資本金
決算情報
取引銀行
回収サイト・締め日・支払日・支払方法
請求書納付先
取引開始事由

新規取引先の情報収集

新規取引先候補について、情報を収集します。情報収集は営業部が中心に行います。定量情報などは管理部が担当するといいでしょう。
取引先が決算書を公開していない非上場企業などの場合には、営業担当者が取引先にかけあって決算書を入手します。

新規取引先の信用力評価

管理部は、決算書や資本金などの定性情報や、業界内での評判や風評などから、多角的な分析を行い取引先の信用力を評価します。
取引先の信用力を評価するには財務諸表を点数化する他、世間での評判や業界の特性、役員の経歴などを加味します。効率的に信用力の評価を管理するためには自社で「社内格付」ルールを作成することがあります。

与信限度額の決裁

決裁者が営業部、管理部からの情報をもとに「取引を開始するかどうか」「取引の与信限度額をいくらにするか」の最終的な判断を下します。
与信限度額とは、「貸倒れのリスクを抑えるために債権残高をあらかじめ取り決めておく」仕組みです。信用力がやや劣るがぜひ取引を行いたい会社がある場合、与信限度額を抑えて取引を開始すると安心です。
取引の可否や与信限度額の決済は事前に決裁者を決めておき、混乱が起きないようにしておきましょう。また、判断は管理部営業部どちらかに偏ることのないように慎重に判断するようにします。
判断を管理部に渡した後、管理部で社内システムや台帳に必要事項を登録し、社内に共有します。

契約条件交渉

社内の決定を受け、営業部の担当者が取引先と交渉します。また、取引先から担保を取得する必要がある場合はその交渉をこの時点で行います。

既存取引先の判断について

新しい取引先と無事に取引が開始しました。信用度も高い会社で担当者はほっと胸を撫でおろしたことでしょう。
さて、取引が開始したら、これからは継続的に取引先を管理することが必要になります。
取引先管理は、取引する上で当然必要な「入金や請求の管理」と、「取引の継続を判断するための継続的な与信調査」の二種類があります。
企業は常に変わっています。売掛金がきちんと回収できているか確認し、遅れていれば催促しなければなりません。
与信限度額を超えていないかチェックしたり、与信限度額を変更する必要があります。
取引先の信用評価が著しく下がった場合は取引の見直しを図ることも考えられます。

既存取引先の債権管理・入金管理

売掛金が期日通りに入金されているか管理します。入金がされていない場合には担当者へ連携し連絡します。
入金されていても遅れがちな場合には注意する必要があるでしょう。
具体的には、金額や支払期日を記入するための売掛金元帳を作ります。売掛金の発生日・支払期日・実際の回収日・繰越額・入金方法などを記入します。
また、支払期日に合わせて請求書を発行します。請求書を発行しなかったから支払いを忘れたなどと言われることがないように注意しましょう。
ここで支払いが遅れた場合にはすぐに督促します。督促はすぐに行うことが重要です。それでも連絡が来なかったり、支払の延長を要請される時には異常事態として管理・共有しましょう。

既存取引先の与信限度額の管理

与信限度額を設定している場合には、与信限度額を超えていないか管理しなければなりません。
何も管理せず放置しておけば限度額を超えて取引が行われる可能性があります。
「売上があがればいいだろう」と思いがちですが、ここで気をつけたいのが「他社が撤退していたから取引が増えていたケース」です。
継続的な与信管理を行っていないと、取引開始後に状況が変わった取引先の危険な取引に巻き込まれ結果的に回収できない売掛金が発生することになりかねません。

既存取引先の与信限度額の変更

取引がうまくいけば、既存取引先の与信限度額を増やしたい場合があるでしょう。既存取引先の与信限度額を増やす場合には、再度信用調査を行いましょう。
過去の取引の履歴を参照し、支払の遅れの有無や金額を確認しましょう。

問題先・事故先管理

支払の遅延が発生したり何か問題が起きたら、すぐに発見、報告できる体制を整えておきます。
取引先の信用力が低下したときなどは、臨時で調査をして、担保を設定したり売掛金の保証サービスなどを利用します。
取引先が既に倒産してしまった場合は、債権の回収は困難です。そうならないためにも事前に事故を予見したり、事故が発生した際のシミュレーションを立てておきましょう。

まとめ

企業として、取引開始前の定量・定性両方面での調査と、取引開始後の継続的な与信調査を行うことはとても重要です。
取引開始時には調子がよさそうに見えた会社も数年たてば業況は変わるものです。浮き沈みがない会社はありません。
債権回収は問題が発生してからでは遅い場合がほとんどです。そうなる前に取引先の変化を察知する力や、取引の可否や取引額を柔軟に変化させる仕組みを作りましょう。
また、これらの与信管理業務についてお困りの際はぜひ、アラームボックスをご活用ください。
アラームボックスなら取引の始まりから継続した管理、売掛金の回収まで与信管理に関わる全ての業務を誰でも簡単に安心して行うことができるようなサービスを提供しています。
まずは一度お問い合わせください。