既存取引先の管理

画像はイメージです。実際とは異なる場合があります。

新規取引先と無事に取引が開始したら、毎月の入金管理や定期的な取引先の与信チェックが始めなくてはなりません。

既存取引先の判断について

新しい取引先と無事に取引が開始しました。信用度も高い会社で担当者はほっと胸を撫でおろしたことでしょう。
さて、取引が開始したら、これからは継続的に取引先を管理することが必要になります。
取引先管理は、取引する上で当然必要な「入金や請求の管理」と、「取引の継続を判断するための継続的な与信調査」の二種類があります。
企業は常に変わっています。売掛金がきちんと回収できているか確認し、遅れていれば催促しなければなりません。
与信限度額を超えていないかチェックしたり、与信限度額を変更する必要があります。
取引先の信用評価が著しく下がった場合は取引の見直しを図ることも考えられます。

既存取引先の債権管理・入金管理

売掛金が期日通りに入金されているか管理します。入金がされていない場合には担当者へ連絡し連絡します。
入金されていても遅れがちな場合には注意する必要があるでしょう。
具体的には、金額や支払期日を記入するための売掛金元帳を作ります。売掛金の発生日・支払期日・実際の回収日・繰越額・入金方法などを記入します。
また、支払期日に合わせて請求書を発行します。請求書を発行しなかったから支払いを忘れたなどと言われることがないように注意しましょう。
ここで支払いが遅れた場合にはすぐに督促します。督促はすぐに行うことが重要です。それでも連絡が来なかったり、支払の延長を要請される時には異常事態として管理・共有しましょう。

既存取引先の与信限度額の管理

与信限度額を設定している場合には、与信限度額を超えていないか管理しなければなりません。
何も管理せず放置しておけば限度額を超えて取引が行われる可能性があります。
「売上があがればいいだろう」と思いがちですが、ここで気をつけたいのが「他社が撤退していたから取引が増えていたケース」です。
継続的な与信管理を行っていないと、取引開始後に状況が変わった取引先の危険な取引に巻き込まれ結果的に回収できない売掛金が発生することになりかねません。

既存取引先の与信限度額の変更

取引がうまくいけば、既存取引先の与信限度額を増やしたい場合があるでしょう。既存取引先の与信限度額を増やす場合には、再度信用調査を行いましょう。
過去の取引の履歴を参照し、支払の遅れの有無や金額を確認しましょう。

問題先・事故先管理

支払の遅延が発生したり何か問題が起きたら、すぐに発見、報告できる体制を整えておきます。
取引先の信用力が低下したときなどは、臨時で調査をして、担保を設定したり売掛金の保証サービスなどを利用します。
取引先が既に倒産してしまった場合は、債権の回収は困難です。そうならないためにも事前に事故を予見したり、事故が発生した際のシミュレーションを立てておきましょう。

まとめ

企業として、適切な取引先を継続的にチェックしていくことはとても重要です。
取引開始時には調子がよさそうに見えた会社も数年たてば業況は変わるものです。浮き沈みがない会社はありません。
債権回収は問題が発生してからでは遅い場合がほとんどです。そうなる前に取引先の変化を察知する力や、取引の可否や取引額を柔軟に変化させる仕組みを作りましょう。

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